25 мая 2016 года в Киеве в конгресс-холле "Космополит" состоялась закрытая конференция для первых лиц предприятий-поставщиков ГК Retail Group, организованная совместно с EDI-провайдером E-COM, собравшая более 400 участников – владельцев и руководителей компаний. Модератором выступил Антон Коков, директор департамента по развитию продуктов E-COM.

Название конференции «Время жечь бумагу» выбрано неспроста. Участники бизнес-среды не могут стоять в стороне от главного тренда последних лет: сегодня выигрывает тот, кто эффективно управляет бизнес-процессами. Одним из ключевых инновационных решений на этом пути является внедрение передовых технологий таких как EDI (EDI – Electronic Data Iterchange – электронный обмен данными).

Конференцию открыл председатель наблюдательного совета ГК Retail Group – Роман Лунин, который обозначил стратегические планы перехода на полный цикл электронного обмена юридически значимыми документами со своими партнерами, рассказал об истоках внедрения EDI-проекта, целях и задачах, которые ставились перед командой проекта на начальном этапе, а также о результатах внедрения. На сегодняшний день использование EDI-технологий позволяет оптимизировать:

• трудозатраты – практически на 50%;

• использование расходных материалов на 80%;

• обработку юридически значимых документов с 2-х рабочих недель до 1-го дня.

Кроме того, Роман Лунин обозначил стратегическую цель на 2016 год – полный переход на электронный юридически значимый обмен документами с партнерами и контрагентами ГК Retail Group.

Николай Рясько, IT-директор ГК Retail Group поделился значимыми цифрами и интересными фактами электронного обмена юридически значимыми документами, показал динамику и реализованные кейсы.

К участию в конференции "Время жечь бумагу" были привлечены ведущие EDI-практики страны. С докладом об успешном внедрении технологий электронного обмена документами в своих бизнес-процессах выступила Леся Карпович – заместитель главного бухгалтера ООО "Глобинский мясокомбинат". «Электронный документооборот – это, в первую очередь, исключение ошибок человеческого фактора. Это позволило нам автоматизировать всю цепочку поставок. Сейчас время, когда пора полностью отказаться от бумаги и перейти на более удобный формат сотрудничества, в том числе при обмене юридически значимыми документами», – отметила Леся Карпович. Ее доклад дополнил официальный дистрибьютор продуктов питания и непродовольственных товаров, компания ООО «СКС» в лице Анны Ипполитовой, руководителя отдела сбыта.

Бурное обсуждение среди участников вызвал вопрос о факте подтверждения приходно-расходной накладной на стороне ритейлера от поставщиков. В частности, участников интересовало наличие практических кейсов о рассмотрении споров в судебных инстанциях, в частности, подтверждение факта передачи документов от поставщика к ритейлеру в рамках системы электронного документооборота. «Самое главное – правильное оформление документов. Это было есть и остается важным моментом в сотрудничестве с нашими партнерами. Касательно вопросов о прецедентах, действительно, факта рассмотрения дела в суде по вопросам доказательной базы электронного документооборота у нас нет, но вместе с этим нет и негативной практики», – отметил Олег Пьявка, финансовый директор ГК Retail Group. Стоит также отметить, что электронный документооборот, в том числе, обмен документами с наложением электронной цифровой подписи (ЭЦП) регламентируется законодательством Украины. «Важно понимать, что за два с половиной года с момента внедрения первичных документов в электронном виде в ГК Retail Group не было ни одного прецедента о непринятии электронных документов. Более того, всегда сохраняются все отправленные и полученные документы как на стороне отправителя/получателя, так и на нашей как провайдера E-COM», – добавил Антон Коков.

Кроме текущих вопросов, в рамках конференции обсуждались новые инновационные решения. Так Антон Коков, директор департамента по развитию продуктов E-COM, презентовал современные возможности EDI-технологий в ритейле и цепочке поставок. В его докладе речь шла о следующих сервисах и продуктах компании:

• SignEx – универсальное приложение для использования ЭЦП в любой учетной системе;

• DistribEx – электронная система для автоматизации процесса обмена данными между производителями и их дистрибьюторами;

• FactorEx – простое решение для электронного факторинга;

• Портал Сертификатов – уникальная система обмена, хранения и поиска сертификатов качества и дополнительных документов к ним;

• Портал Поставщика – удобный веб-сервис для автоматизации процесса информирования и оптимизации бизнес-процессов поставщиков продукции;

• E-DOC – легкий и удобный веб-сервис для электронного обмена документами со своими партнерами (первичные, правовые, финансовые и другие документы с наложением ЭЦП) и многие другие;

• Е-спецификации – сервис для упрощения процедуры согласования цен между торговой сетью и её поставщиками;

• Интеграция – простой и удобный электронный документооборот в привычной учетной системе.

Важно отметить, что переход на электронный формат сотрудничества с контрагентами – это будущее, которое создается сегодня!