Что такое масштабное мероприятия для Украины? В России, например, масштабным считается мероприятие для 3500 человек при формате банкет, и для 6000 человек при формате фуршет, не предполагающего рассадки гостей. В большинстве подобных случаев речь, безусловно, идет о проведении корпоративных праздников крупных компаний различных отраслей. Рекордным не только для Москвы, но и всей России, стал банкет на 11 000 человек, организованный для сотрудников крупного российского банка.

Мы постарались определить, что же принято считать масштабным мероприятием в Украине, и какими ресурсами должна обладать кейтеринговая компания, для его успешной реализации.

Своими профессиональными секретами и многолетним опытом делится компания ФИГАРО-Кейтеринг, в лице ее владельца Александра Котолупа.

ФИГАРО-Кейтеринг

www.figaro.com.ua

Год основания: 2002

Опыт работы: 10 лет на рынке кейтеринга, 7000 проведенных индивидуальных мероприятий;

Штат: 60 человек штатного персонала и 300 фрилансеров;

Золотой призер UkrainianEventAwards 2011: I место в номинации «Лучший Кейтеринг»;

В Украине масштабным мероприятием считается ивент с количеством гостей от 1000 человек при формате банкет, и 2000 человек для мероприятий в формате фуршет. А вот что касается информационного повода, то видимо гуляют все по одной и той же причине – это корпоративное мероприятие компании. Как правило, подобные проекты зачастую скрывают внутри себя несколько концептуальных идей, различные виды кухни и стили подачей, меняющиеся декорации стола, и требуют усиленной подготовки и внимания к деталям. Процесс планирования такого мероприятия может достигать полугода. А непосредственно сборы, перед мероприятием занимают:

·         2 дня подготовки на производстве,

·         минимальное время заезда на площадку – 12 часов до начала мероприятия,

·         и эвакуация через 10 часов после окончания мероприятия,

Таким образом, 7-ми часовое мероприятии для кейтеринговой компании длится около 70-ти часов!

Важность выбора кейтеринг подрядчика:

Далеко не каждая кейтеринговая компания способна обслужить мероприятие на несколько тысяч человек. Сделав выбор в пользу недорогого и небольшого кейтеринга, вы рискуете столкнуться с рядом неприятных моментов, которые оставят негативный отпечаток на вашем мероприятии:

·         Разнобой посуды, мебели, текстиля. Так, как у мелких компаний нет собственной материальной базы, то большую часть они берут в аренду у различных подрядчиков.

·         Меню – из-за маленьких оборотов и отсутствия проверенных поставщиков продукты зачастую покупаются на рынках, в последний момент. Поэтому часто приходится готовить из полуфабрикатов, небольшими партиями и хранить в холодильнике по несколько дней.

·         Персонал – нет проверенной, постоянной базы официантов. На мероприятиях работают необученные люди, большинство из которых даже не имеют подобного опыта работы.

В итоге, все это чревато не просто плохим мероприятием, а его срывом. Но ведь деньги все равно заплачены и немалые, а результат отрицательный. Так, возможно, есть смысл обратиться в профессиональную кейтеринговую компанию?

Логистика – наш автопарк насчитывает  6 грузовых автомобилей, общим объёмом 40 кубических метров, для транспортировки необходимого инвентаря и еды. Но даже с такими объемами, во период «высокого» сезона, в декабре месяце, мы брали в аренду еще несколько автомобилей.

За своевременную доставку и просчет оптимальных маршрутов отвечает отдельный человек. Он расписывает время заезда и выезда каждой машины, с точностью до минуты, маршрут ее передвижения по городу, сообщает о наличии пробок на дорогах и советует варианты объездных путей.

Тяжелое оборудование – это профессиональное кухонное оборудование, морозильные камеры, моющие машины и многое другое. Все оборудование регулярно проверяется на исправность, устраняются неполадки и закупаются более новые модели с расширенным функционалом.

Легкое оборудование – это мебель, шатры, текстиль, посуда, форма персонала  и декор. Очень важно, что бы все это было в наличии и личном распоряжении кейтеринговой компании. Так, коллекций текстиля должно быть не менее 10 различных вариантов, ведь большинство компаний хотят поддержать свой корпоративный стиль соответствующей цветовой гаммой на мероприятии. Также, это можно сделать с помощью формы официантов. В нашем арсенале насчитывается 200 комплектов униформы, различных размеров, и мы всегда готовы пошить аксессуары к ней в желаемых цветах. Что касается посуды, то она измеряется десятками тысяч. Ведь многие считают, что для банкета на 1000 гостей достаточно 1000 бокалов, вилок и тарелок, но это совершенно не так. Это число нужно умножать минимум в 2-3 раза, все зависит от продолжительности мероприятия, количества смены блюд и ассортимента напитков. В среднем, эта цифра равна: 3000 бокалов, 3000 тарелок, 6000 приборов, 1,2 км скатертей и 500 м погонных столов. 

Производство:

Кухня – это сердце любой кейтеринговой компании.  Она разделена на 4 цеха (холодный, горячий, мясной и кондитерка), где одновременно работают до 10 человек, которые за раз выдают около 1.500 Тн первых блюд.  Все блюда доводятся до полу готового состояния – овощи для салатов моются и нарезаются, мясо и рыба маринуется, делаются заготовки для десертов и все четко порционнируется. А уже непосредственно на месте проведения мероприятия, при помощи пароконвектомат (универсальный конвекционный жарочный шкаф), все блюда доводятся до состояния полной готовности, выкладываются на тарелки и декорируются. Таким образом, гости всегда едят свежие, теплые блюда, а не холодные полуфабрикаты. На мероприятия в формате фуршет, в среднем готовится 650 кг еды, для 1000 человек. Для мероприятия в формате банкет эта цифра увеличивается более, чем в 2 раза и составляет 1 Тн 350 кг, для 1000 человек. В зависимости, от длительности мероприятия и пожеланий заказчика эта цифра может достигать нескольких тонн.

Поставщики – это проверенные долгими годами совместной работы компании. Вся продукция сертифицирована и соответствует госстандартам. А благодаря их обширной базе мы можем с легкостью достать любой экзотический фрукт или овощ, и даже, например, филе голубой акулы.

Персонал – всего в нашей команде насчитывается 60 штатных сотрудников. Мы одна из немногих кейтеринговых компаний в Украине, которая может похвалиться такой командой профессионалов. Каждый человек закреплен за конкретным отделом, которых всего у нас насчитывается 8. Это:

·                     Отдел проектов

·                     Производство;

·                     Отдел сервиса;

·                     Маркетинг и PR;

·                     Бухгалтерия и финансы;

·                     Транспорт и складская логистика;

·                     IT и безопасность;

·                     Отдел аренды и субаренды;

Склады – для  хранения всего инвентаря и оборудования на территории нашей базы находится 6 складских помещений: склад посуды, текстиля, прачечная, кухня и склад оборудования общей площадью 286 м/кв. Территория самой базы, где помимо складов еще находятся офисные помещения, внутренний двор и автостоянка равняется 0,15 Га.

Сервис:

Сервис-менеджеры – это главные люди на мероприятиях. На масштабных мероприятиях может быть задействовано 5-6 сервис-менеджеров. Среди них, есть один главный, который контролирует процесс в целом, а за каждым из остальных закреплен отдельный участок работы и равное количество официантов. Есть также главный повар и главный техник. Все сервис менеджеры работают с планшетами, где поминутно прописан каждый шаг их работы. Они могут оперативно сверить свои планы по почте, и заснять важные моменты на камеру.

Соблюдение тайминга достигается благодаря слаженной работе всего персонала на мероприятии,  а также следующим принципам организации работы:

·         продуманное планирование организации технических зон и размещения кухонь с целью «разведения» потоков официантов;

·         разбивка кухонь по периметру площадки (хочется отметить, что чаще всего это не относится к сегментированию холодного и горячего цехов, речь идет о дроблении одного горячего цеха на несколько отдельных, расположенных по периметру места проведения);

·         смешение стилей сервиса и подачи (например, русской и французской подач).

Персонал:

База фрилансеров – в базе ФИГАРО-Кейтеринг насчитывается почти 300 фрилансеров (фрилансер – человек работающий на проектной основе, нанимается время-от-времени). Среди них: 200 официантов, 40 поваров и 30 человек технического персонала.

Это люди, прошедшие строгий отбор и постоянно посещающие тренинги и семинары для того, чтобы повышать свою квалификацию.

Система тренингов и аттестаций - для поддержания высоких стандартов обслуживания компанией ФИГАРО-Кейтеринг была создана уникальная система тренингов и аттестаций для официантов фрилансеров. Для этого были разработаны стандарты обслуживания, которые мы не декларируем, как единственно верные, но которые, тем не менее, гарантируют клиенту одинаково высокий уровень сервиса на любом из мероприятий. А целью самих тренингов стало внедрение данных стандартов в работу и четкое усвоение их фрилансерами. Тренинги проводятся на регулярной основе и состоят из трех частей: стажировка, обучающий тренинг и аттестация. Результаты аттестации и практического задания суммируются, и выводится средний бал, на основе которого официанту присваивается категория (всего их три). Кто не набрал минимального количества баллов, к дальнейшей работе не допускается и отправляется на повторный курс.

Инструктаж – проводится непосредственно в день мероприятия сервис-менеджером. Всего таких инструктажей может быть 3 перед началом мероприятия и 1 после его окончания. На инструктаже рассказывается о задачах и зонах ответственности каждого официантах, краткий обзор меню (название, состав блюд и напитков) а также напоминаются стандарты обслуживания данного формата мероприятия.

На масштабный проект может быть привлечено около 30 поваров, 25 человек технического персонала, 200 официантов и 5-6 сервис-менеджеров. Таким образом, если подсчитать всех штатных и внештатных сотрудников, которые привлекаются для обслуживания подобного мероприятии, то получится около 300 человек.

Площадка:

При планировании кейтеринг зоны на площадке в первую очередь следует обращать внимание на:

·         Электропроводку. Для работы необходимого оборудования требуется в среднем около 40 Кват;

·         Размеры подсобного помещения. Для наилучшего обслуживание подсобные помещения должны находиться в разных концах зала, что бы можно было обеспечить быстрый вынос блюд и своевременный сбор грязной посуды. Размеры же самих помещений должны  быть 100 -150 м/кв;

·         Подвод воды  в подсобное помещение;

·         Наличие достаточного количества WC. Не стоит забывать, что помимо гостей ими также пользуется и обслуживающий персонал, а это, напомним, почти 300 человек;

·         Наличие климат контроля. Это одинаково необходимо, как в холодное время года, так и летом, когда в закрытом помещении собирается огромное количество людей;

·         Наличие служебных подъездов и мест на парковке, что бы не мешать гостям;

·         Время выезда и заезда на площадку. Этим должен заниматься ответственный человек со стороны заказчика. Именно он должен обсудить все нюансы работы кейтеринговой компании с владельцем площадки.