В результате внедрения системы ТЕЗИС в одном из подразделений Самарского филиала ООО «РН-Сервис» удалось снизить непроизводственные затраты на 70%. На основе положительного эффекта, полученного в результате работы в системе, было принято решение автоматизировать документооборот в управляющей компании и 5 управляемых обществах.

Целью автоматизации документооборота в филиале ООО «РН-Сервис» в г. Самара стало обеспечение эффективного взаимодействия управляющей компанией (УК) и удаленных структурных подразделений на территории Самарской области. Основными требованиями руководства компании к системе электронного документооборота были: возможность полноценной работы через web-клиент, кроссплатформенность системы, высокая степень отказоустойчивости СЭД, способность решения работать на низкоскоростных каналах связи, а также возможность построения гибких схем согласования между УК и управляемыми обществами.

В качестве СЭД, способной решать задачи организации, была выбрана система управления документами и задачами ТЕЗИС. На начальном этапе внедрения был реализован «пилотный» проект в ООО «Самарский инженерно-технический центр», в ходе которого была осуществлена комплексная автоматизация документооборота, включая модуль управления задачами, согласования договоров и электронную канцелярию. Также был автоматизирован процесс мониторинга персонала, находящегося в командировках, что обеспечивает возможность эффективного планирования задач и рабочего времени сотрудников.

Внедрение СЭД в ООО «Самарский ИТЦ» позволило сократить временные затраты персонала на согласование договоров на 70 % и ускорить процесс поиска документов более чем в 10 раз. Кроме того, в ходе проекта были отработаны схемы взаимодействия подразделения с управляющей компанией, проведены необходимые доработки, которые максимально учитывают уникальные требования заказчика, как со стороны УК, так и управляемого общества в целом. Таким образом, успешная  автоматизация документооборота в ООО "Самарский ИТЦ"  послужила гарантией минимальных рисков на начальном этапе внедрения для всей структуры ООО "РН-Сервис" в г. Самара.

«По итогам работы с СЭД на протяжении уже более года могу сказать, что появление хорошо организованного электронного документооборота позволило не только упорядочить бизнес-процессы внутри подразделения, но и повысить качество работы персонала в целом. В ходе «пилотного» проекта к системе были подключены порядка 100 пользователей. Благодаря автоматизации документооборота  мы смогли существенно сократить время поиска документов и снизить непроизводственные затраты», - комментирует Коротков Георгий, начальник сектора информационных технологий ООО «Самарский ИТЦ».

В результате полученного положительного эффекта в процессе опытно-промышленной эксплуатации системы электронного документооборота с марта 2011 года, руководство приняло решение о внедрении системы электронного документооборота во всей территориально-распределенной структуре организации по Самарской области, с численностью более 600 сотрудников. В начале июня 2012 года специалистами компании-разработчика HAULMONT было проведено предпроектное обследование всех подразделений филиала ООО «РН-Сервис» в г. Самара, включая УК, и в июле началось полноценное внедрение системы ТЕЗИС. В августе 2012 года в управляющей компании и 5 управляемых обществах началась промышленная эксплуатация системы ТЕЗИС.  В настоящее время в СЭД регистрируется более 230 документов в неделю.

«Не секрет, что многие крупные территориально-распределенные компании сталкиваются с проблемой качественного взаимодействия между УК и управляемыми обществами. Эффективным решением данного вопроса для нас стало внедрение СЭД ТЕЗИС. Транспортные расходы на согласование документов между УК и удаленными подразделениями были практически исключены, также, благодаря ускорению процессов документооборота, в разы повысилась производительность работы персонала. В целом могу сказать, что система электронного документооборота помогла нашей компании эффективно организовать единое информационное пространство во всей структуре компании», - комментирует Дмитрий Исаев, ведущий специалист по ИТ филиала ООО «РН-Сервис» в г. Самара.

Источник: http://www.tezis-doc.ru/news/235